Sistematización Contable.

“El sistema contable, puede verse como un sistema cuyo objetivo o producto final son los estados financieros y el registro contable de todas las operaciones de la empresa. Se organiza esta información en partidas de diario y luego de ser procesada se obtiene los reportes contables que son parte de la salida del sistema. Los recursos que forman el sistema son: el personal que labora en contabilidad, el equipo que utilizan para procesar la información”.

Se entiende por sistema contable el conjunto de procedimientos diseñados en la empresa para recopilar datos, procesar transacciones y registrarlas en los registros contables.

Un sistema contable será eficaz si existen una serie de métodos que aseguren que:
a) Se identifican y registran todas las transacciones válidas.
b) Se describe el tipo de transacción y se mide el valor de la misma.
c) Se determina el momento en el cual se producen las transacciones.
El sistema contable se puede resumir en la siguiente tabla:

El sistema contable y sus cuatro elementos esenciales.

• Producto o salida esperada: Estados financieros y registro contable de todas las operaciones de la empresa.

• Entradas o Insumos: Documentos que respaldan operaciones de la empresa.

• Recursos con que se cuenta: Personal que labora en el departamento, equipo como computadoras, sumadora entre otros.

• Proceso: Elaboración de los estados financieros y el registro de operaciones de la empresa.

Por consiguiente, un sistema consta de cuatro elementos primordiales:

• Entradas: todo sistema recibe entradas o insumos del ambiente circundante. Mediante las entradas (inputs) el sistema consigue los recursos e insumos necesarios para su alimentación y nutrición.

• Procesamiento: es el núcleo del sistema; transforma las entradas en salidas o resultados. Regularmente, lo constituyen subsistemas especializados en procesar cada clase de recurso o insumo recibido por el sistema.

• Salidas: son el resultado de la operación del sistema. Mediante éstas (outputs) el sistema envía el producto resultante al ambiente externo.

• Retroalimentación: es la acción que las salidas ejercen sobre las entradas para mantener el equilibrio del sistema. La retroalimentación (feedback) constituye, por tanto, una acción de retorno. La retroalimentación es positiva cuando la salida (por ser mayor) estimula y amplía la entrada para incrementar el funcionamiento del sistema; es negativa cuando la salida (por ser menor) restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema. La retroalimentación sirve para lograr que el sistema funcione dentro de determinadas condiciones o límites. Cuando el sistema no llega a esos límites, ocurre la retroalimentación positiva; la retroalimentación negativa tiene lugar cuando el sistema sobrepasa tales límites.
Todo sistema existe y funciona en un ambiente. Ambiente es todo lo que rodea a un sistema y sirve para proporcionar los recursos que requiere la existencia del sistema, además, es en el ambiente donde el sistema arroja sus resultados. Aunque el ambiente es una fuente de recursos e insumos, también lo es de contingencias y amenazas para el sistema.

Tipos de sistemas
Dependiendo de la manera en que se efectúan la mayor parte de las operaciones (método), los sistemas administrativos y principalmente los sistemas de procesamiento de datos, pueden ser: manuales, mecánicos y electrónicos.

A) Manual: Los datos son registrados manualmente, con el uso de lápiz o pluma sobre documentos, empleando caracteres numéricos y alfabéticos. Los documentos son transferidos de un lugar a otro en forma manual. La búsqueda del archivo es manual.

B) Mecánico: Este sistema emplea dispositivos mecánicos que permiten, en comparación con los manuales, un proceso de datos más eficiente. No obstante, debemos considerar que estos mecanismos no desplazan totalmente los procesos manuales. La recopilación de datos fuente se logra a través de mecanismos como máquina de escribir, caja registradora, impresora de cheques, fotocopiadora. Como ventaja podría considerarse el hecho de que permite incrementar grandemente la velocidad y exactitud de los procesos. Una de las desventajas es que el proceso no es continuo, pues operaciones entre proceso y proceso se realizan muchas veces manualmente, tomando resultados de las máquinas, transfiriéndolas a otras, con la consiguiente posibilidad de error.

C) Electrónico: Son los sistemas en los que se utilizan computadoras. El desarrollo más reciente en el procesamiento de datos lo constituye la computadora electrónica que merece gran interés debido a su capacidad muy superior para efectuar cálculos y otras funciones a velocidades increíbles. Generalmente, las computadoras pueden efectuar en forma automática todos los pasos manipulativos en el ciclo de procesamiento de datos.



Organización.
Los seres humanos tienen que cooperar unos con otros, por sus limitaciones individuales, y deben conformar organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el esfuerzo individual no podría alcanzar.

“Una organización es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formadas por dos o más personas.
Una organización sólo existe cuando:

1. Hay personas capaces de comunicarse y que
2. están dispuestas a actuar conjuntamente
3. para obtener un objetivo común.

La sociedad moderna está conformada por organizaciones complejas y bastante diferenciadas empresas industriales, comerciales, organizaciones de servicios (bancos, universidades, hospitales y tránsito entre otros) militares, pública, que pueden orientarse hacia la producción de bienes o productos o hacia la producción o prestación de servicios”. Dentro de las principales características de la organización podemos encontrar las siguientes:

1. Función especializada para aumentar eficacia y productividad.
2. Elaborar procedimientos administrativos de cada sistema.
3. Estudio y perfeccionamiento de la función administrativa.
4. Elaborar los métodos de funcionamiento de cada ciclo, sistema o subsistema.
5. Diseño de formas, manuales entre otros.